第一章 总则

第一条 为加强我校基本建设类档案（简称基建档案）工作业务建设，逐步规范基建档案工作的各个环节，不断提高基建档案质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》（2021年1月1日施行）《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》和《同济大学档案管理办法》等规章制定本规范。

第二条 本规范是同济大学档案管理工作中实施细则之一。本规范主要对基建档案工作的基本原则、归档范围的确定、部门立卷归档流程、档案的管理等做出明确规定，供相关部门和人员遵照执行。

第三条 基建档案工作的基本原则

（一）基建档案必须坚持集中统一管理的原则，确保档案材料的完整、系统、准确、安全和有效利用。

（二）基建档案工作是基建管理工作的重要组成部分，是基建活动的重要环节，必须纳入基建计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，做到基建工程开工和建档工作同步进行，工程建设过程与各种文件材料的积累、整编、审定工作同步进行，工程竣工验收与提交一整套合格竣工图纸和完整性材料的验收同步进行。

第二章 归档范围的确定

第四条 确定的原则

（一）凡在学校基建管理和基建工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属基建档案。

（二）归档的基建文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（三）归档的基建文件材料，必须反映学校基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

档案完整，指按国家所规定内容归档的各种文件材料原件齐全。

档案准确，指归档的内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

档案系统，指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

第五条 归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容，包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体范围参照《同济大学基本建设类档案归档范围与保管期限表》。

（二）归档的重点

1. 凡经上级主管部门批准立项的学校基本建设项目，特别包括竣工图在内的全套图纸。

2. 凡经学校批准立项的基础设施的新建、改建、扩建、维修安装和技术改造工程等，总造价五万以上的专项建设项目。

第六条 不归档文件材料的范围

（一）上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；

（二）重份文件和重份图纸；

（三）无考查价值和事务性、临时性文件；

（四）正式施工前草图，未定型图纸等。

第三章 部门立卷与归档流程

第七条 文件材料的形成与积累

（一）基建档案实行部门立卷制度，建设项目（工程）应设专职或兼职档案员，负责项目各阶段文件材料的形成、积累、归档工作。

（二）基建主管部门应做到项目（工程）立项时，即同步布置文件材料的形成、收集与积累工作，项目建设过程中同步进行文件材料的整理、审查，工程竣工验收时同步完成文件材料的验收、立卷与归档。

（三）基建主管部门应严格执行文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关，确保文件材料完整、准确、系统。

第八条 整理立卷

（一）基建综合管理性文件材料，按照党政档案有关要求立卷。

（二）建设项目（工程）的文件材料按阶段分类组卷，归入项目竣工验收年度，具体要求如下：

1. 基建项目（工程）结束后，由项目负责人组织立卷，兼职档案员负责将形成积累的全部文件材料，进行系统整理立卷。

2. 基建工程按项目组卷，可一项一卷或数卷。其中，图纸应按图纸的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、更改图等。

3. 项目材料归档时必须要有竣工图、加盖竣工图章，竣工图的内容应包括：×××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图应采用平放式或筒式保管。

4. 归档的文件材料要做到：字迹清楚、图面整洁、质地优良，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

5. 基建档案一般材料归档一份，各类图纸一式两份归档。项目负责人应填写“归档说明书”，放入项目第一卷的卷内目录之前。

（三）按照党政档案的有关要求，依次进行案卷的整理、编页号、填写文件目录及备考表、装订、拟写案卷标题。

第九条 归档验收

（一）项目（工程）竣工验收前，基建主管部门应组织施工、监理、设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理、工程技术负责人，进行档案的自检工作，做出档案自检报告，并负责通知档案馆。档案馆对准备归档的文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

（二）建设项目竣工验收时，档案馆应是竣工验收小组成员之一，负责工程档案的验收工作，审查项目档案合格后，在项目验收鉴定报告上签署意见。

（三）学校基建主管部门在与施工单位签署工程合同时，应从工程总投资中扣留5%,作为基建档案保证金，待工程建设档案归档验收合格后发还。

（四）基建文件材料归档后，在改建、扩建中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，及时补充归档。

对已经归档的文件材料需要更改时，必须填写更改申请，经基建负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

（五）建设项目档案在工程验收后两个月内归档，由基建主管部门专职或兼职档案人员统一整理立卷，并认真填写移交目录，一式两份，双方履行签字手续，办理移交。移交目录各执一份存查。